جنبه های اصلی ارتباطات رسمی بین فردی ، استانداردها و زمینه های کاربرد آن. انواع و قوانین خاصی که این نوع تعامل را محدود می کند. ارتباطات بین فردی رسمی نوعی تعامل بین افراد است که در جامعه پذیرفته شده و برای غریبه ها یا آشنایانی استفاده می شود که مکالمه آنها در سطح احساسی عمیق نمی شود و ماهیتی کاملاً اطلاعاتی دارد. محدود به قوانین رفتاری و آدابی ، که به طور کلی پذیرفته شده و الزام آور است.
شرح ارتباطات بین فردی رسمی
ارتباطات مهمترین نوع تعامل بین افراد است که بدون آن تصور وجود و رشد شخصی بسیار مشکل است. این در همه جنبه های زندگی انسان ضروری است. بسته به جایی که فرد ارتباط برقرار می کند ، دو نوع اصلی را می توان تشخیص داد: رسمی و غیر رسمی. تفاوت اصلی بین حالت اول وجود بسیاری از نگرش های مختلف است که افراد را در قضاوت محدود می کند و چارچوب خاصی را نشان می دهد که نمی توان از آن عبور کرد.
نام دیگر ارتباطات رسمی مبتنی بر نقش است. یعنی نقش خاصی در جامعه در نظر گرفته می شود که روابط و اخلاق رفتار بین دو نفر را تنظیم می کند. هر فرد دارای یک ویژگی خاص از جامعه ای است که فرد در آن بزرگ شده است ، شرایطی که در آن لحظه در آن قرار دارد و اختیاراتی که به او اختصاص داده شده است. او نوعی نقش را در ارتباط با طرف مقابل ایفا می کند و موقعیتی را اشغال می کند که نیاز به نگرش مناسب نسبت به خود دارد. به همین دلیل است که می توان گفت نوع رسمی ارتباطات در نقش های تعیین شده برای همه انجام می شود.
به عنوان مثال ، شخصی در موقعیت بالایی کار می کند و به عنوان رئیس با زیردستان خود ارتباط برقرار می کند و از او می خواهد وظایف شغلی خود را انجام دهد. در اینجا شما باید با او با احترام رفتار کنید و بدون شک به نظر او گوش دهید. فرض کنید یک زیردست در مجاورت این شخص زندگی می کند و اغلب با او در نزدیکی حصار ملاقات می کند ، در مورد نهال ها ، آب و هوا و حتی اوقات فراغت عمومی بحث می کند. گزینه دوم به ارتباطات غیر شخصی غیررسمی محدود می شود که نقش رئیس و کارمند از آن حذف می شود. بدون این ماسک ها ، آنها در مکالمه کاملاً برابر هستند.
به همین دلیل است که می توان استدلال کرد که ارتباطات بین فردی رسمی روابط تجاری را تنظیم می کند ، که تحت تأثیر تعدادی از عوامل بوروکراتیک است. این بسیار محدود است و از قوانین و مقررات و استانداردهای پذیرفته شده ای پیروی می کند که باید رعایت شود.
تفاوت با ارتباطات غیررسمی
ارتباطات یک فرایند چند وجهی است و در هر مورد با یک روش مشابه متفاوت است ، بنابراین برخی از تفاوت های ظریف باید برجسته شود. آنها تفاوتهای اصلی بین دو نوع تعامل را نشان می دهند که بیشتر در جامعه استفاده می شود. ویژگیهای ارتباطات رسمی را در نظر بگیرید:
- هدف … هر گفتگوی رسمی ، هر چه که باشد ، دارای هدف خاصی است که ارتباطات به آن کاهش می یابد. یعنی آنها یا می خواهند اطلاعات مفیدی را از شخصی دریافت کنند ، یا باید چیزی مهم را به او منتقل کنند. در هر دو مورد ، مکالمه محدود به این اهداف است و نباید به جنبه های دیگر منتقل شود. اگر یک مکالمه رسمی هدف خاصی برای انجام آن ندارد ، دیگر نمی توان آن را چنین نامید. ارتباطات رسمی ابزاری است که آنها با آن نیازهای کاری خود را برآورده می کنند یا مسائل روزمره را حل می کنند. اگر نیازی به نتیجه نهایی چنین گفتگویی وجود نداشته باشد ، حتی به وجود نمی آید.به همین دلیل است که هدف مهمترین ویژگی ارتباطات رسمی بین فردی است.
- محتوا … آنچه مردم در طول یک مکالمه رسمی در مورد آن صحبت می کنند نیز نقش بسزایی دارد. این باید یک گفتگوی بدون ابهام باشد که برخی از نقاط کار را برای یک یا دو مصاحبه روشن کند. بسته به هدف خاص ، محتوای آن باید مربوط به کار یا روابطی باشد که افراد در آن هستند. بحث باید جنبه های خاصی از کار را پوشش دهد. سوالات لاکونیک هستند و پاسخها کوتاه و معنی دار هستند. جایی برای طنز روشن یا سایر شرایط قابل توجه روشن کننده وجود ندارد. مکالمه اطلاعاتی بسیار خشک ، که باید تا حد ممکن برای یک یا همه گفتگوکنندگان مفید باشد.
- وضعیت … در ارتباطات رسمی بین فردی ضروری است. شخص باید نقش طرف مقابل را تشخیص دهد و بفهمد و بسته به آن ، نگرش خود را بسازد و موقعیت خود را برابر کند. این امر توسط قوانین پذیرفته شده رفتاری ، اخلاق ارتباطات و روابط کاری اداره می شود. یعنی یک رفتار محترمانه و مودبانه الزامی است که به شخص اجازه نمی دهد نظر خود را بیان کند ، اما فقط به عنوان نقابی برای به دست آوردن اطلاعات یا خدمات لازم عمل می کند.
- عاطفی بودن … یکی از مهمترین تفاوتهای بین انواع رسمی و غیر رسمی ارتباطات بین فردی ، م emotionalلفه احساسی در مکالمه است. برای اولین بار ، این کاملاً غیر مشخص است. بیان حالات چهره یا با کمک کلمات نگرش ذهنی شما به شخص یا عوامل دیگر در ارتباطات رسمی غیرقابل قبول است.
انواع ارتباطات رسمی و ویژگی های آنها
ارتباطات رسمی نسبتاً یکنواخت است و به ندرت می توان تفاوت های خاصی را در یک شکل یا آن دیگر برجسته کرد. اغلب بر اساس محدوده طبقه بندی می شوند. بسته به اینکه شخص با چه کسی ارتباط برقرار می کند و می خواهد از یک گفتگوی خاص به چه چیزی برسد ، سه شکل ارتباط رسمی را می توان از یکدیگر متمایز کرد.
نقش آفرینی
این در واقع ارتباط است ، قوانین آن بر اساس شرایط تعیین می شود. در این لحظه خاص ، شخص نقش خود را ایفا می کند و در رابطه با آن ، تعاملات وی با دیگران ایجاد می شود.
به عنوان مثال ، اگر یک زن آرایشگر یا مشاور باشد و در محل کار با یک مشتری ارتباط برقرار کند ، از زبان حرفه ای استفاده می کند ، مودب ، مودب ، لبخند می زند و کار خود را انجام می دهد. حتی اگر طرف مقابل را خیلی دوست نداشته باشد ، مجبور است لبخند بزند و دوستانه به نظر برسد ، زیرا با بازی در نقش خود موظف به این کار است.
ارتباطات مبتنی بر نقش به گونه ای طراحی شده است که از پاسخ های احساسی در مواردی که بسیار نامطلوب هستند دفاع کند. علاوه بر این ، با ایجاد الگوی مناسب برای تعامل با مردم (به عنوان مثال ، مشتریان) ، می توانید به نتایج حرفه ای خوبی برسید.
نگرش صمیمانه و استقبال کننده بر حضور سالن / فروشگاه / بازار تأثیر می گذارد و عملکرد بازاریابی را بهبود می بخشد. بنابراین ، می توان گفت که ارتباطات رسمی مبتنی بر نقش یک ابزار منحصر به فرد است که در دستان ماهر ، به وسیله ای قدرتمند برای رسیدن به اهداف خود تبدیل می شود.
کسب و کار
این نوع ارتباط رسمی شامل یک بحث دقیق درباره حقایقی است که به یک علت مشترک مربوط می شود. فقط از داده های خشک استفاده می شود که باید به مصاحبه کننده ارسال شود. هدف ارتباطات تجاری همیشه یکسان است - منافع مادی یا حرفه ای ، که از طریق تعامل با سایر افرادی که در یک منطقه کار می کنند به دست می آید. اغلب ، ارتباطات تجاری در قالب مذاکرات ارائه می شود ، جایی که همه سوالات مورد علاقه طرفین به صورت منطقی و نقطه به نقطه توزیع می شوند. در واقع ، با کمک آنها ، یک آشنایی اطلاعاتی دقیق انجام می شود. داده ها از شخصی به شخص دیگر منتقل می شوند ، در حالی که تا حد امکان فشرده می شوند تا حد اهمیت و ارزش هر پیشنهاد. به عنوان مثال ، شخصی در یک شرکت بزرگ کار می کند و باید به زیردستان در مورد یک پروژه جدید آموزش دهد.به این معنا که به زبان تجاری ، او همه چیز را که در چنین مواردی ارائه می شود توضیح می دهد. ارائه افکار تا آنجا که ممکن است لاکونیک است ، مقایسه و انحرافات کمیک معمولی نیست.
کاربردی
برای برآوردن نیازهای آنها در زندگی معمول و حداقل تعامل با مردم استفاده می شود. یعنی در هر مورد جداگانه ، عملکرد خاص خود را دارد. به محض تحقق ، ارتباط با این شخص متوقف می شود.
در عین حال ، هیچ وضعیت خاصی وجود ندارد که برابری طرفین را تعیین کند. امکان ملاقات های از پیش تعیین شده در آینده نیز منتفی است.
بارزترین مثال می تواند گفتگوی دوم در آسانسور باشد "شما کدام طبقه هستید؟" یا در اتوبوس "گذر کنید ، لطفاً برای کرایه". در عین حال ، مهم نیست که این شخص چه کسی است ، از نظر موقعیت بالاتر یا پایین تر. او همیشه فقط یک رهگذر باقی خواهد ماند.
فقط قوانین عمومی آداب و رفتار با غریبه ها ارتباط رسمی عملکردی را تنظیم می کند. آنها فاصله خود را بین طرفین حفظ می کنند و سهم خود را از ادب و ادب حتی در چنین گفتگوی دوم به ارمغان می آورند.
قوانین اساسی ارتباطات رسمی
همانطور که در بالا ذکر شد ، قوانین پایه و اساس ارتباطات رسمی هستند. به طور پیش فرض ، فرض بر این است که همه شرکت کنندگان در مکالمه با آنها آشنا هستند و به طور مساوی به آنها پایبند هستند.
برای اینکه ویژگی ها کمی بیشتر مشخص شوند ، چندین قانون اساسی برای ارتباطات رسمی وجود دارد:
- فاصله … باید بین مصاحبه کنندگان فاصله فیزیکی و روانی وجود داشته باشد. یعنی نمی توانید وارد روح شوید ، در مورد چیزهای شخصی بپرسید یا به سطوح نزدیکتری از ارتباط بروید. گفتگو باید در یک جهت جریان داشته باشد و از موضوع اصلی فراتر نرود. باید در نظر داشت که ممکن است در حین چنین گفتگوی رسمی ، طرف مقابل راحت باز نشود و این واکنش ناخواسته را برانگیخته یا باعث ایجاد تصورات منفی شود. و این حداقل تصویر را خراب می کند.
- عملگرا … هنگام انجام یک مکالمه رسمی ، همیشه باید هدف آن را به خاطر بسپارید. شما نمی توانید از موضوع منحرف شده یا از پاسخ های مستقیم خودداری کنید. چنین گفتگویی بسیار آموزنده و حمایتی است ، بنابراین باید تا آنجا که ممکن است مختصر و عملگرا باشد. نباید عمداً مکالمه را طولانی کنید یا غیبت نشان دهید.
- تمرکز … برای ارتباطات رسمی بین فردی ، مکالمه یک نقطه ای است. یعنی گفتگو در جهت خاصی حرکت می کند و به موضوعات دیگر نمی پردازد. ماهیت ارتباطات از هدف او منتقل می شود و به محض دستیابی به آن ، نیاز به ادامه گفتگو به خودی خود از بین می رود.
- محاصره احساسی … ارتباطات رسمی بین فردی بر سطح احساسات تأثیر نمی گذارد. یعنی ، مردم حتی به ارزیابی تصورات خود و تجزیه و تحلیل رفتار طرف مقابل نزدیک نمی شوند. علاوه بر این ، اگر از شوخ طبعی حرفه ای یا هزینه های ثانیه ای در نظر نگیرید ، هیچ گونه احساسی در مکالمه وجود ندارد.
چگونه از ارتباطات رسمی به غیر رسمی برویم
ابتدا باید بدانید و خودتان تعیین کنید که چرا باید این کار را انجام دهید. در برخی موارد ، ارتباطات رسمی برای محافظت از احساسات انسانی افرادی در آن مشاغل طراحی شده است که مجبور به ارتباط زیاد با دیگران هستند. این نوعی ماسک برای محافظت از دنیای درونی شما از افراد غریبه است که حتی ممکن است به طور غیرارادی به آن حمله کنند. اما در برخی موارد ، چنین گذار به سادگی ضروری است. برای این منظور ، رعایت چند جنبه مهم است:
- متقابل … تغییر ارتباطات غیر رسمی تنها از یک طرف غیرممکن است. این لزوماً یک فرآیند متقابل است که با رضایت متقابل و رفتار و اقدامات هدفمند همراه است. یعنی ، طرف مقابل نیز باید به چنین انتقالی علاقه مند باشد ، یا حداقل اهمیتی نمی دهد.
- تدریجی بودن … به طور طبیعی ، پس از ارتباط طولانی مدت در سطح رسمی ، غیرممکن است که در یک لحظه خوب به فردی نزدیک شوید ، به شانه خود ضربه بزنید و مانند بهترین دوست صحبت کنید. این کار زمان می برد ، یا شاید نباید روی چنین نتیجه ای حساب کنید. شما باید با س questionsالات کوچک تدریجی شروع کنید ، عباراتی مiteدبانه که نیمی از رفتار خوب و نیمی از علاقه واقعی به زندگی طرف مقابل است.
- شوخ طبعی … به طرز عجیبی ، اما اولین مورد در راه ارتباط غیررسمی به نگرش مثبت و فرصتی برای خندیدن با هم کمک می کند. شما باید با لحظات کاری کوچکی شروع کنید که ممکن است برای بسیاری خنده دار یا خنده دار به نظر برسد. اگر فردی با کمک طنز ارتباط برقرار کند ، بدون شک فرصتی برای برقراری ارتباط غیررسمی وجود دارد.
- اولویت … بسیاری از مردم ممکن است از گذار به غیر رسمی خوششان نیاید ، زیرا خطر از دست دادن ارزش تجاری مکالمات وجود دارد. به این معنا که اگر به مدت طولانی فقط به دلیل ضرورت با فردی ارتباط برقرار کرده اید ، باید از آن راه شروع کنید. ابتدا باید تمام لحظات کاری و اهداف ارتباطات رسمی را دریابید و سپس به "نزدیک شدن" ادامه دهید.
ارتباط رسمی چیست - ویدیو را تماشا کنید:
ارتباطات رسمی و غیررسمی حوزه های کاربردی خاص خود را دارند. آنها با موفقیت به عنوان ابزاری برای تعامل بین افراد گروه های مختلف عمل می کنند و کار خود را به خوبی انجام می دهند. ارتباطات رسمی برای حل لحظات روزمره و کاری با افرادی طراحی شده است که شما نمی خواهید آنها را وارد زندگی خود کنید ، اما همچنان باید با آنها تعامل داشته باشید. این آداب را در عمل نشان می دهد و سطح تحصیلات هر فرد را گواهی می دهد.
